Приступая к проверке КСК необходимо помнить о том, что именно мы – жители являемся его учредителями.

Мы – собственники принимаем решения и оплачиваем их реализацию.

КСК исполняет наши решения в рамках реально поступивших средств.

Если в результате проверки выясниться, что допущены нарушения норм действующего законодательства или наших решений – необходимо выяснить их причину для того, чтобы ее можно было в дальнейшем устранить. Обязательства, возлагаемые собственниками на КСК должны соответствовать полномочиям и финансированию.

Финансово-хозяйственная деятельность КСК регулируется большим количеством нормативно-правовых актов, основными из которых являются:

— Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»;
— Национальный стандарт финансовой отчетности № 2;
— Правила ведения бухгалтерского учета;
— Учетная политика Организации.

Методические рекомендации по проведению ревизии финансово-хозяйственной деятельности в КСК.

Информацию о деятельности КСК может получить каждый собственник в письменной или устной форме, но провести ревизию финансово- хозяйственной деятельности может только ревизионная комиссия КСК, которую выбрали на общем собрании КСК.

Ограничения.

Не могут быть избраны членами ревизионной комиссии члены правления и члены их семей, а также собственники помещений, проживающие совместно с членами правления.

Ревизионная комиссия имеет право привлекать к своей работе экспертов на общественных началах, а также специалистов с оплатой его услуг, по решению общего собрания, за счет средств кооператива.

Сроки проведения ревизии.

На общем собрании определяется дата проведения плановой ревизии. Если ревизия внеплановая, должны быть основания:

— Заявления от собственников КСК о конкретных финансовых нарушениях;
— Письменное предложение председателя КСК;
— По решению ревизионной комиссии.

В день начала проведения ревизии председатель КСК и бухгалтер должны предоставить ревизорам все имеющиеся документы, связанные с проверкой, по акту приема — передачи.

Ревизию можно проводить также в помещении КСК и присутствии бухгалтера без выемки документов.

Проведение ревизии не должно мешать функционированию КСК. Не стоит нагнетать обстановку и строить предположений, а тем более выносить их для обсуждения, пока ревизия не будет закончена и председатель и бухгалтер не ответят на все поставленные в ходе поверки вопросы.

Любая ревизия начинается

1. Со снятия кассовых остатков в присутствии казначея (бухгалтера) и составления акта снятия кассовых остатков, который подписывают члены ревизионной комиссии, председатель и бухгалтер.
2. Запроса выписки с расчетного счета в банке на момент проведения ревизии.
3. Проведения инвентаризации материальных ценностей в КСК.

Нужно пойти в место хранения запасов КСК и посчитать: что, в каком количестве и на какую сумму имеется в КСК на день проведения ревизии.

После этого составить акт инвентаризации в табличной форме, который подписывают члены ревизионной комиссии, председатель и бухгалтер.

Для объективной проверки необходимо иметь акт предыдущей ревизии, где зафиксированы входящие остатки на начало проверяемого периода по кассе, расчетному счету, ТМЦ, подотчету, задолженность собственников в КСК и т.д.

Что проверять?

Проверку КСК следует начать со ознакомления с правоустанавливающими документами КСК. Они все должны быть в наличии. Это:

1.Устав КСК, который прошнурован и заверен печатью юстиции. В Уставе написано, адреса каких домов входят в ваш КСК.

2.Свидетельство о государственной регистрации, в котором кроме регистрационного номера впечатан БИН. Наличие БИНа с января 2011 года будет обязательным для всех организаций. Если у вас его нет, то бухгалтер КСК не сможет сдать налоговые формы, что повлечет за собой штраф на ваш КСК за не сдачу декларации.

3.Свидетельство РНН.

4.Статкарта. С 2011 года статкарты отменяются.

5.Очень важными документами являются протоколы общих собраний и правлений КСК. Нужно обратить внимание на оформление протоколов. Серьезным моментом в протоколах является указание на наличие кворума, т.е. если на собрании присутствовало менее 50 % членов КСК, то решение, принятое на этом собрании незаконно.
Если в КСК повышался тариф, то на каждое повышение должна быть смета, разработанная членами правления, рассмотренная ревизионной комиссией и принятая большинством голосов на общем собрании КСК.

6.Смета и штатное расписание являются приложение к протоколу общего собрания КСК.

7.В делопроизводстве КСК должны быть документы, подтверждающие членство собственника в КСК: список собственников с их личной подписью, который составлялся при регистрации КСК или был сформирован позже, заявления собственников о вступлении в КСК, а так же договоры между собственниками (не являющимися членами КСК) и КСК.

8.Проверьте, есть ли в наличии «Акт на право частной собственности на земельный участок» и «Свидетельство о государственной регистрации объекта кондоминиума».

9.Если в доме есть нежилые помещения, то с собственниками этих помещений должны быть заключены договора или зафиксировано их членство в кооперативе.

10.Должны быть трудовые договора со всеми работниками КСК, принятыми согласно утвержденного штатного расписания и заявления о приеме на работу. В комплекте к каждому договору должны быть ксерокопия удостоверения личности, РНН, СИКа и заявления работника на вычет МЗП для расчета ИПН по основному месту работы.

11.Если в течение ревизуемого периода проводились работы сторонними организациями, то должны быть договора о возмездных услугах (договор подряда), где подробно описаны какие работы (услуги) предоставлялись, в какие сроки и за какую сумму.

При проведении дорогостоящих капитальных ремонтов обязательно наличие сметы.

На договоре должны быть полные реквизиты, подписи и печати сторон. Основанием для оплаты сторонней организации по договору должен быть акт выполненных работ, подписанный членами правления и заинтересованными лицами, если работа по этому договору касается каких-то собственников конкретно. Это может быть, например, ремонт подъезда или крыши над конкретным подъездом.

12.С материально ответственными лицами должен быть заключен договор о полной материальной ответственности за сохранность товарно-материальных ценностей.

13.В каждом КСК есть неплательщики, вы это сразу увидите, когда будите проверять оборотные ведомости по оплате в КСК. Неотъемлемой частью работы председателя КСК является работа с неплательщиками. Это и составление досудебных претензий и исковых заявлений в суд. По количеству исков вы поймете, сколько времени тратит председатель на представление КСК в суде, на работу с судоисполнителями, вместо того, чтобы обслуживать дом. Отразите эти выводы в акте ревизии. Это внесет большой вклад в формирование общественного мнения против неплательщиков.

14.Проверьте наличие «Учетной политики» вашего КСК, документа в котором подробно описываются правила ведения бухгалтерского учета, приобретения и списания материалов, прием и увольнение персонала – то есть все то, что Вы проверяете в процессе ревизии. Указанный документ является обязательным. Он разрабатывается на основании действующих стандартов бухгалтерского учета, налоговой и статистической отчетности и утверждается решением Правления КСК.

15.Наличие актов весеннего и осеннего осмотра технического состояния общего имущества. На основании этих актов выявляются дефекты отдельных элементов здания для планирования ремонтно-восстановительных работ и фиксируются произведенные ремонты (улучшения общего имущества).

Ревизия бухгалтерских документов.

Ревизию бухгалтерских документов начните с проверки первичных документов.

Документом, подтверждающим поступление в кассу денег, является приходный ордер (далее п/о). П/о состоит из основной части и отрывной. Обе половины заполняются одинаково.

В п/о указывают название КСК, РНН КСК, № и дата п/о, адрес и ФИО собственника, период оплаты, сумму оплаты цифрами и прописью, печать КСК, подпись главного бухгалтера и кассира.

При оплате в кассу КСК денежных средств собственнику выдается отрывная часть приходного ордера. К корешку п/о крепится кассовый фискальный чек, в котором тоже указаны название КСК, РНН КСК, дата оплаты, сумма.

На момент ревизии целесообразно провести сверку задолженности или переплаты собственников в КСК. Для этого выписки о состоянии лицевого счета каждого собственника вывешиваются в виде объявления на подъезде с предложением ознакомиться и в случае не согласия обратиться в бухгалтерию с документами, подтверждающими оплату.

При наличии значительного количества подтвержденных несоответствий платежей необходимо провести полную или выборочную встречную проверку платежей собственников в КСК.

Если вы обнаружите в п/о адреса собственников, не входящих в ваш КСК, это значит что ваш КСК занимается обслуживанием другого дома. Это не является нарушением закона. В качестве дополнительного источника доходов КСК имеет право заниматься любой деятельностью, не запрещенной законодательством РК.

В этом случае должен быть договор между вашим КСК и тем, который он обслуживает, либо с каждым собственником квартиры (если КСК в тот доме нет). В течение года КСК должен вести раздельный учет и по итогам года сдать «Декларации по корпоративному налогу» по форме 130 и форме 100.

Следующим первичным документом является расходный ордер (далее р/о).

Его верхняя часть заполняется бухгалтером, а нижнюю собственноручно заполняет работник КСК, который получает деньги из кассы. Все строчки в р/о должны быть заполнены. Подпись руководителя на р/о обязательна. По р/о выдаются денежные средства на зарплату, аванс, в под отчет, в счет оплаты по договорам услуг.

Если в р/о в строке «основание» стоит, например, указание на материалы или электроэнергию, это нарушение. Деньги на приобретение материалов или оплату по счетам должны выдаваться под отчет работнику КСК. Списание подотчетных сумм производится на основании авансового отчета с приложением первичных документов.

Каждый день бухгалтер должен заполнять кассовую книгу, где в хронологическом порядке записаны приходные и расходные ордера, есть остаток на начало дня и выводится остаток на конец дня. Эта книга является отрывной. Отрывная часть заполняется через копирку и сшивается поверх приходных и расходных ордеров в последний день месяца.

Если бухгалтерский учет ведется на компьютере, то записи ведутся в формах бухгалтерской программы. Все записи можно посмотреть на компьютере и при необходимости распечатать.

Каждый работник, взявший в кассе КСК денежные средства в под отчет должен отчитаться за полученные средства, заполнив в конце месяца.

Если работник потратил больше, чем получил в под отчет, по расходным ордером ему выдается оставшаяся сумма. Если меньше, то работник приходным ордером возвращает оставшуюся сумму в кассу. В противном случае остаток подотчетной суммы удерживается при выплате зарплаты.

Основанием для начисления з/платы штатным работникам КСК является договор с работником и табель учета рабочего времени. Основанием для расчета по договорам гражданско-правового характера является акт приемки работ, подписанный председателем. В расчетной ведомости бухгалтер начисляет зарплату, обязательные пенсионные взносы, индивидуальный подоходный налог, социальный налог и социальные отчисления.

Зарплата работникам выдается по р/ордеру каждому или по платежной ведомости списком.

Налоги (индивидуальный подоходный налог, социальный налог) и обязательные платежи (обязательные пенсионные взносы, социальные начисления) оплачиваются через расчетный счет КСК в банке по платежному поручению, через «Казпочту» или иные пункты связи. В Налоговом кодексе описаны сроки оплаты налогов.

Несвоевременная оплата приводит к образованию пени за каждый просроченный день.

Проверить наличие задолженности по налогам и другим обязательным платежам вашего КСК вы можете узнать, заказав акт сверки в налоговом комитете вашего района.

Получив выписки банка с расчетного счета за весь ревизуемый период вы проследите: какие суммы поступали на счет КСК, какие расходы производились и какая сумма начислялась в качестве комиссионного сбора за услуги банка. На каждой выписке есть остаток денежных средств на расчетном счете.

Для того, чтобы лучше ориентироваться в цифрах, во время ревизии лучше записывать их в виде таблицы. Приход вкассу и на расчетный счет в КСК в одну таблицу. Расходы КСК – во вторую. Расчеты с подотчетными лицами в третью. и т.д. Имея перед собой информацию в табличном виде, вы легко сможете подсчитать итоговые цифры.

Теперь, имея итоговые суммы по «приходу» и «расходу» в КСК за ревизуемый период, можно посчитать: сколько денежных средств должно остаться в кассе и на расчетном счете в КСК в результате финансово- хозяйственной деятельности.

Для этого возьмите из Акта предыдущей ревизии сумму остатков денежных средств в кассе и на расчетном счете на конец периода, прибавьте к ним итоговую сумму прихода за ревизуемый период, отнимите итоговую сумму расхода за ревизуемый период.

Теперь у вас есть результат, который должен быть равен сумме наличных денег, указанных в Акте снятия кассовых остатков, снятых на момент начала ревизии и остатка денежных средств на расчетном счете КСК в банке. Если ваша сумма больше, значит в кассе КСК недостача, если меньше, излишки.
И тот и другой вариант означает, что в КСК непорядок с учетом денежных средств. В этих случаях бухгалтеру и казначею предлагается написать объяснительную записку на имя ревизионной комиссии.

Проверка учета движения материалов.

Аналогично можно посчитать и остатки товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ).

Приход материалов заносится в одну таблицу, а расход, в другую. Здесь важным моментом является оформление первичных документов, по которым куплены ТМЦ. Как правило это счет-фактура или накладная, где указано, что именно ваш КСК, с указанием РНН вашего КСК и юридического адреса приобрел ТМЦ (с описанием цены, количества, суммы, единицы измерения товара).

К счету крепится фискальный чек или приходный ордер. При приобретении ТМЦ

в больших торговых центрах выдается накладная выдачи товара. Списывается материал по мере использования актом списания комиссией. Это могут быть члены правления или группа заинтересованных собственников.

Просуммировав, какие ТМЦ, на какую сумму и в каком количестве были приобретены, какие ТМЦ, на какую сумму и в каком количестве были списаны можно подсчитать: какие, в каком количестве и на какую сумму ТМЦ должны остаться в КСК.

Возьмите из Акта предыдущей ревизии остатки ТМЦ на конец ревизуемого периода, прибавьте приобретенные ТМЦ, отнимите списанные. Результат должен быть равен итогу по Акту инвентаризации, которую вы провели в начале ревизии.

Если ваш результат больше, значит в КСК недостача ТМЦ, если меньше, значит часть ТМЦ, по каким-то причинам, своевременно не списана. И тот и другой вариант означает, что в КСК непорядок с учетом движения и хранения ТМЦ. В этих случаях председателю и бухгалтеру предлагается написать объяснительную записку на имя ревизионной комиссии.

Анализ исполнения сметы.

Следующим этапом следует проанализировать целевое использование денежных средств в КСК. Соответствуют ли фактические расходы тем статьям сметы, которую приняли на общем собрании КСК?
Если нет, то разберитесь почему? Причиной могут быть неплатежи в КСК. Значит, председателю и правлению КСК нужно уделять больше времени на досудебную и судебную работу с собственниками. Особенно на досудебную.

Причиной может быть и аварийная ситуация, которую председатель устранил. Значит, в смете не была запланирована статья на непредвиденные расходы. Нужно провести анализ по каждой статье сметы и отразить ваши выводы в разделе «замечания и предложения ревизионной комиссии».

Своевременность сдачи отчетов.

КСК является юридическим лицом, а это значит, что бухгалтер КСК должен сдавать налоговую и статистическую отчетность. Отчетность подразделяется на ежеквартальную и годовую.

Сдавать отчеты нужно в период, определенный законодательством Республики Казахстан, так как несвоевременность сдачи отчетов и ведет к штрафам на юридическое и должностное лицо.

Оформление акта ревизии.

По итогам проверки ревизионная комиссия составляет Акт, где на основе приложений, составленных в ходе работы, делаются выводы, даются замечания и предложения. Председателю и бухгалтеру дается срок для устранения замечаний. Ревизионная комиссия дает оценку финнансово-хозяйственной деятельности КСК.

Акт подписывают члены ревизионной комиссии, председатель, бухгалтер и другие лица, принимавшие участие в проверке. Акт ревизии нужно огласить и утвердить на ближайшем общем собрании.

Может случится так, что общее собрание выразит недоверие проведенной ревизии и откажется утвердить ее результаты. В этом случае необходимо избрать новый состав ревизионной комиссии и определить сроки проведения повторной ревизии.

Выводы ревизионной комиссии по целевому использованию средств следует использовать при составлении сметы на следующий период.

Май 14, 2010